Du bist den ganzen Tag beschäftigt, hast aber am Ende des Tages das Gefühl, nichts wirklich Großes geschafft zu haben? Dann verbringst du wahrscheinlich die meiste Zeit mit dringenden Aufgaben, die aber langfristig keinen großen Nutzen haben. Die Eisenhower-Methode wird dir helfen deine Prioritäten besser zu setzen und so produktiver zu werden.

Einleitung

Die Eisenhower-Methode (oder auch Eisenhower-Matrix) gehört ohne Frage zu den bekanntesten Zeitmanagement-Techniken. Sie wird verwendet, um Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit (wichtig/nicht wichtig) und Dringlichkeit (dringend/nicht dringend) zu kategorisieren. Ursprünglich geht sie auf den US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower zurück, der 1954 folgendes sagte:

„I have two kinds of problems, the urgent and the important. The urgent are not important, and the important are never urgent“

Das Eisenhower-Prinzip:

Die Eisenhower-Methode basiert auf der Kategorisierung (auch Triage genannt) von Aufgaben nach den zwei Kriterien wichtig und dringend. Daraus ergibt sich eine 2×2-Matrix mit vier Quadranten (siehe Bild). In jedes dieser Felder wird ein Typ von Aufgabe einsortiert. Die vier Aufgabentypen werden A-, B-, C- und D-Aufgaben genannt.eisenhower_matrix

A-Aufgaben sind wichtig und dringend. Sie haben eine Deadline und höchste Priorität. Diese Aufgaben solltest du sofort erledigen. Zu dieser Art von Aufgaben zählen der Rückruf deines wichtigsten Kunden, Notfälle jeglicher Art und befristete Aufgaben.

B-Aufgaben sind wichtig, aber nicht dringend. Damit sind Aufgaben ohne genaue Deadline gemeint, welche aber für einen langfristigen Erfolg wichtig sind. Diese Art von Aufgaben kommt in der Hektik des Alltags meisten zu kurz. Aus diesem Grund solltest du sie selbst mit einer Deadline versehen und unter Berücksichtigung dieser erledigen. Zu diesen Aufgaben zählen Weiterbildungen, persönliche Ziele und Visionen, Beziehungen zu deinen Mitmenschen und natürlich Sport.

C-Aufgaben sind nicht wichtig, aber dringend. Diese Art von Aufgaben sind prädestiniert, um an Mitarbeiter, Kollegen oder externe Dienstleister delegiert zu werden. Hierunter fallen meist Routinearbeiten wie Rechnungen erstellen, Dokumente auf Fehler prüfen, deine Steuererklärung oder auch Pflege von Datenbanken.

D-Aufgaben sind weder wichtig noch dringend. Mit diesen Aufgaben solltest du schlicht keine Zeit verschwenden. Sie bringen dich oder dein Business nicht weiter. Also direkt in den Papierkorb. D-Aufgabe ist alles das, was keine A-, B- oder C-Aufgabe ist.

Eisenhower-Methode in der Praxis:

In der Praxis gibt es zahlreiche Möglichkeiten die Eisenhower-Methode in seinen Alltag zu integrieren. Zunächst müssen die Aufgaben festgehalten werden, z.B. in einer simplen To-Do-Liste. Anschließend werden die Aufgaben mit den Prioritäten von A bis D versehen. Das war’s schon. Nun werden die A-Aufgaben sofort abgearbeitet und für die B-Aufgaben werden Zeitfenster für die Erledigung definiert. Die C-Aufgaben werden delegiert (wenn möglich) oder einfach unangetastet gelassen. D-Aufgaben werden direkt von der Liste gestrichen.

Die Einteilung der Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit ist ein sehr starres Gerüst. Gerade in unserer schnelllebigen Arbeitswelt können sich Prioritäten sehr schnell ändern. Aufgaben, die vorher dringend waren, sind es nun nicht mehr. Oder neue dringende Aufgaben kommen hinzu. Daher ist es wichtig häufiger eine kurze Neubewertung der Aufgaben durchzuführen. Dies kann in regelmäßigen Abständen, nach Erledigung einer A-Aufgabe oder beim Hinzukommen einer neuen Aufgaben passieren.

Analog oder digital – welcher Typ bist du?

Es gibt verschiedene Möglichkeiten wie du die Eisenhower-Methode praktisch umsetzen kannst. Bist du der Mensch, der analog konzentrierter Arbeiten kann, dann empfehle ich dir einen Schreibblock zur Hand nehmen oder mit Post-Its zu arbeiten. Bist du lieber am PC unterwegs bietet sich z.B. eine Excel-Vorlage an ( Eisenhower-Matrix). Natürlich kannst du die Vorlage auch ausdrucken. Für die Smartphone-Nutzer gibt es bereits sehr viele Apps (kostenfrei oder kostenpflichtig) im Store. Beispielhaft seien hier die Apps Eisenhower (iOS, 3,46 €), Focus Matrix – Task Manager (iOS, kostenfrei), Ike – To-Do List, Task List (Android, kostenlos) und Eisenhower Matrix – Task Manager (Android, kostenfrei).

Abschließende Bewertung

Wie bei jeder Selbstmanagement-Methode darf eine regelmäßige Reflexion nicht fehlen. Ich würde dir empfehlen diese täglich, am besten abends, zu machen. Setz dich an einen ruhigen Ort und nimm dir ein paar Minuten Zeit, um folgende Fragen zu beantworten:

  • Passt die Methode zu mir bzw. kann ich sie gut in meinen Arbeitsalltag integrieren?
  • Wieviel Prozent meiner Zeit habe ich mit A-, B-, C- und D-Aufgaben verbracht?
  • Wie kann ich noch mehr Zeit mit A- und B-Aufgaben verbringen?

Hast du weitere Tipps oder Ideen? Dann lass mir einen Kommentar da!

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